E-posta, günlük yaşamda olduğu kadar iş hayatında da iletişimin en yaygın yollarından biri. Ancak işin ilginç yanı, bu kadar sık kullanmamıza rağmen çoğu kişi temel e-posta adabını tam olarak bilmiyor. Burada tüm mesajı konu kısmına yazanları bir kenara bırakıyorum. Onların sayısı göz ardı edilebilecek kadar az. Fakat aşağıda anlatacaklarımı bilen ya da önemseyenlerin sayısı da en az onlar kadar az. E-posta kime yazılır, kim eklenir, CC ne zaman uygun olur, BCC neden sorunlu algılanır… Tüm bunlar aslında “netiket” kavramıyla bağlantılı.
Netiket, yani internet etiği, çevrimiçi iletişimin görünmez kurallarını tanımlar. Nasıl ki yüz yüze iletişimde karşımızdakine bakmak, selam vermek ya da sıramızı beklemek temel görgü kurallarıysa, dijital iletişimde de yazının uzunluğu, ton, kime gönderildiği ve kimin haberdar edildiği gibi noktalar netiketin parçaları. Gerçi hayatımıza her geçen gün daha fazla dahil olan ChatGPT sayesinde ya da yüzünden bol em dash’li e-posta mesajları uzadıkça uzuyor, kimse onları baştan sona okumuyor, özetini ChatGPT’ye çıkarttırıyor, cevabını da ona yazdırıyor. İletişimcilik oynuyoruz yani. Benim burada bahsedeceğim ise ChatGPT’siz ortamda yapılan temel tercihler ve bu tercihler üzerine yapılmış bir akademik araştırma olacak.
Ne nedir?
Herkesin bildiğini kabul ettiğim tanımlamaları yaparak başlayayım önce. Zira bir e-postayı gönderirken kullandığımız küçük seçimler bile aslında çeşitli teknik anlamlar taşıyor:
- Kime – To: Asıl muhatap.
- CC (Carbon copy): Mesajı bilgi amaçlı gören kişiler. Herkes kimin eklendiğini görür.
- BCC (Blind carbon copy): Gizli kopya. Alıcılar bu kişilerin eklenip eklenmediğini bilmez.
- Forward: Mesajı aynen başka birine iletmek.
- Rewrite: Mesajı yeniden yazarak başkasına göndermek.
Yani birinden bir şey yapmasını istiyorsanız alıcı kısmına muhattapların e-posta adreslerini yazarsınız. Çünkü konunun muhattabıdır anlıyor musun :=) En basit iletişim kuralı bu. Alıcı kısmında bambaşka kişilerin yer aldığı veya alıcısı/muhattabı olup olmadığınızı bile bilmediğiniz (BCC) bir e-postanın gözden kaçırılması normaldir. Bunlar e-postaya dair en temel işlevler. Bu işlevleri usulüne uygun kullanmayanlar da bilmediği için uygulamıyor değildir diye tahmin ediyorum.
Bu yazının amacı ise biraz farklı. E-posta iletişiminde bu saydığım işlevlere yönelik tercihlerin yalnızca teknik tercihler olmadığını, insan ilişkilerini, güveni ve hatta ekiplerde kimin lider olarak algılandığını bile etkileyebilen önemli göstergeler olduğunu bulmuşlar. Nasıl mı? Şöyle:
2020 yılında Computers in Human Behavior dergisinde aşağıda künyesini verdiğim makale yayımlanmış e-postalarda kullanılan dört temel işlevin (CC, BCC, forward ve rewrite) ekip içi ilişkiler üzerindeki sosyal sonuçlarını incelemiş:
Haesevoets, T., De Cremer, D., & McGuire, J. (2020). How the use of Cc, Bcc, forward, and rewrite in email communication impacts team dynamics. Computers in Human Behavior, 112, 106478. https://doi.org/10.1016/j.chb.2020.106478
Çalışmada özellikle bir çalışanın ekibin yöneticisini şeffaf (CC) ya da gizli biçimde (BCC, forward veya rewrite) iletişime dahil etmesinin, diğer ekip üyelerinin göndericiyi nasıl algıladığını anlamak istemişler. Beş farklı ampirik çalışmayla, bu işlevlerin göndericinin ahlaklı bulunup bulunmamasını ve lider olarak görülme olasılığını nasıl etkilediğini test etmişler. Böylece görünürde teknik olan e-posta seçeneklerinin aslında güven, etik algısı ve liderlik gibi kritik dinamikleri nasıl şekillendirdiğini ortaya koymuşlar. Enfes bir konu.
Çalışmanın sonuçları
Önce şunu kabul edelim, BCC sanıldığı kadar gizli saklı bir alan değil. Araştırmaya katılanların neredeyse yarısı iş hayatında en az bir kere BCC kullanmış. Hatta dört kişiden biri, kendisine gelen bir e-postada gizli alıcı olduğunu sonradan fark etmiş. Yani o “kimse anlamaz” dediğimiz BCC, aslında pek çok durumda ortaya çıkıyor.
Peki CC ile BCC arasındaki fark nasıl algılanıyor derseniz işler burada ilginçleşiyor. Aynı mesajı yöneticiyi CC’ye koyarak gönderen daha şeffaf, BCC’ye koyan ise daha az ahlaklı bulunuyor -e haliyle. Üstelik BCC kullananların “lider adayı” olarak görülme ihtimali de ciddi şekilde düşüyor. “Adres gizliliği için yaptım” gibi açıklamalar da fark yaratmıyor. İnsanlar pek ikna olmuyor.
BCC’den kaçıp forward’a sığınanlara da kötü haberim var. O da aynı etkiyi yaratıyor. Çünkü sonuçta yine gizli saklı bir paylaşım söz konusu. Araştırmaya göre forward eden de BCC kullanan kadar olumsuz algılanıyor. Liderlik konusunda avantaj da sağlamıyor, tam tersi güven kaybettiriyor.
Rewrite yani mesajı yeniden yazarak yöneticine göndermek biraz daha “emek verilmiş” görünüyor. Katılımcılar bunu BCC’ye göre biraz daha ahlaklı bulmuşlar ama iş liderlik algısına gelince sonuç değişmemiş. Yani forward mı yaptın, rewrite mı yaptın, ekip arkadaşlarının gözünde aynı kapıya çıkıyor.
Çalışmanın sonunda çok net bir tablo var. E-posta işlevleri teknik tercihlerden ibaret değil. CC şeffaflık sağladığı için en olumlu algıyı yaratıyor. Gizlilik içeren tüm seçenekler ise (BCC, forward, rewrite) ister istemez güveni sarsıyor ve “lider olur mu” sorusuna verilen cevabı olumsuz etkiliyor.
Spam e-posta göndermiyorsak neden BCC?
Aslında BCC’nin en masum kullanım alanı çoklu bilgilendirme amaçlı gönderimler. Bir etkinlik daveti, duyuru ya da toplu bilgilendirme yapılacaksa alıcıların birbirinin adresini görmemesi için BCC mantıklı bir tercih. Spam değil ama spam’e yakın işlevlerde kullanılabilir.
Ama iş ilişkilere gelince işler değişiyor. Araştırmaya göre, herhangi birini BCC kanalıyla gizlice sürece dahil etmek güveni zedeliyor. Çünkü ekip arkadaşları, “neden gizli saklı gönderildi?” sorusunu sormaya başlıyor. Bir noktada BCC, mesajı asıl alıcıdan saklama işleviyle anılıyor ve bu da etik bir soru işareti bırakıyor. Kısacası, BCC’nin masumiyeti bağlama bağlı. Toplu duyurularda işlevsel, ama ekip içi iletişimde güven kırıcı.
Sonuçta mesele teknik tercihler değil, ilişkiler. Bir e-postada hangi butona bastığınız veya hangi alanı kullandığınız sizin nasıl bir iletişim insanı olarak algılandığınızı da belirleyebiliyor.
*Blogumun nedir işlevini karşılayan yeni bir yazı yazdığıma göre artık senelerdir sürünen işime geri dönebilirim. İşlerinizi senelerce süründürmeyin. Geri dönmek çok zor oluyor.